Het bestuur bestaat in de beste samenstelling uit minimaal 3 bestuursleden. Er zijn drie vaste bestuursfunctie, deze zijn:
- Voorzitter
- Penningmeester
- Secretaris
Beter is om het bestuur nog uit te breiden met 2 Algemene bestuursleden of ze kunnen afhankelijk van de organisatie een andere naam krijgen, bijvoorbeeld Bestuurder Vrijwilligers. Deze bestuurder is dan verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid in de organisatie.
Samenstellen van het bestuur
Bij het samenstellen van het Bestuur is het handig om sollicitatiegesprekken te voeren en niet alleen familieleden in op te nemen. Een bestuur bestaande uit alleen familieleden wordt niet als een serieuze organisatie gezien en/of als een onafhankelijk bestuur.
Voorzitter
De Bestuurslid Voorzitter is verantwoordelijk voor:
- Dagelijkse leiding van het bestuur en daarmee de Organisatie;
- Leidt de vergadering;
- Regelt de behandeling van de onderwerpen;
- Bij ziekte of afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door één van de andere bestuursleden. Vaak wordt deze van tevoren aangewezen om discussie en verwarring te voorkomen.
Penningmeester
De Bestuurslid Penningmeester is verantwoordelijk voor:
- De penningmeester past op de centen en zoekt de financiële middelen. Hij/Zij vertaalt beleid in geld;
- Neemt initiatief in het maken van een begrotingsvoorstel en balans, inclusief lange termijnplanning;
- Is binnen de organisatie de eerstverantwoordelijke voor de liquiditeitspositie van de organisatie;
- Het bewaken van de begroting en de toegekende budgetten, signaleert afwijkingen t.b.v. de toegekende budgetten en kan voorstellen doen voor tussentijdse wijzigingen;
- Het financiële beheer voeren: boekhouding, opstellen financieel jaarverslag, en bijhouden van een financieel archief;
- Het werven van financiële middelen: subsidies, fondsen, donateurs, sponsors, huren, trainingsgelden, deelnemersbijdragen, acties;
- Zorgdragen voor onkosten- en vrijwilligersvergoedingen voor zover van toepassing;
- De penningmeester kan bepaalde taken delegeren aan andere bestuursleden, werknemers of vrijwilligers, bijvoorbeeld fondsen en sponsoren werven. De penningmeester blijft wel zelf verantwoordelijk;
- Binnen elke rechtspersoon stelt een kascommissie of accountant vast of de penningmeester het beheer van de financiën op een verantwoorde wijze heeft uitgevoerd. De kascommissie of accountant is het controleorgaan in de organisatie en geeft na controle haar goedkeuring over het gevoerde financiële beleid. De kascommissieleden worden meestal voor 2 jaar aangesteld. De accountant kan voor langere tijd ingehuurd worden om te controleren.
De Secretaris
De bestuurslid Secretaris is verantwoordelijk voor:
- Een verantwoord beheer van de secretariële processen van de organisatie;
- Notuleert bestuursvergaderingen, maakt hiervan verslag en zorgt voor de verspreiding. Dit kan ook uitbesteed worden als daar ruimte voor is. De secretaris blijft eindverantwoordelijke;
- Houdt de inschrijving bij Kamer van Koophandel actueel;
- Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie;
- Het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter;
- De beantwoording van ingekomen post;
- Het in de gaten houden van de bestuurlijke regels.
Verdeling bestuurstaken
Het is erg belangrijk dat de bestuurstaken goed verdeeld worden over de bestuursleden. Ook bij bestuursleden moet net als voor werknemers of vrijwilligers een goede functiebeschrijving zijn, zodat ieder bestuurslid weet wat zijn/haar taken zijn en wat van hem/haar verwacht wordt. Zorg dat er genoeg bestuursleden zijn. De aantal bestuursleden hang af van de grootte van de organisatie en de aantal taken die het bestuur moet uitvoeren. Zorg dat de inschrijving van de bestuursleden bij de Kamer van Koophandel actueel is. Zorg ook dat er in de statuten staat hoe lang een bestuurder mag zitten. De gangbare norm is 2x 3 jaar zitting in het bestuur.
Beloning
De bestuurders krijgen niet een salaris zoals een werknemer, maar onkostenvergoeding en vacatiegeld. Vacatiegeld is een vergoeding die bestuurders ontvangen voor het vervullen van hun functie. De onkostenvergoeding is voor de kosten die ze maken voor het uitvoeren van hun functie, zoals reiskosten en portokosten.
[subscribe2]
Administratie als zzp’er
Inzicht in je geld
De belangrijkste Podcast over data
Gewerkte uren bijhouden in Excel
Declaratieformulier maken in Excel
Facturen maken in Excel
Administratie doen in Excel
Open data, waar vind ik dat?
Telefonisch interviewen doen of niet?
Briefcorrespondentie, wat voor impact heeft het?
Soms ben ik een toerist
Van Gogh in Neunen
NS wandelingen in Brabant
En toen was ik reisleider!
Digitale nomade en dan ben je vrij?
Kamperen in de vakantie een Nederlandse traditie die ik volgende keer oversla
3 redenen waarom je Schiphol by night wilt overslaan
Ik wandel effe op blote voeten van Scheveningen naar Zandvoort
